При наличии свободных мест администрация гостиницы принимает заявки на бронирование от юридических и физических лиц в письменной или устной форме. За бронирование при поселении в гостиницу взимается плата в размере 50 процентов от стоимости номера (места) за сутки независимо от того, осуществляется оно по договорам, индивидуальным или групповым заявкам. При поселении на дополнительное место плата за бронирование не взимается.

Заявки на бронирование номеров (мест) в гостиницах для размещения участников массовых мероприятий направляются заказчиками в срок, определенный администрацией гостиницы, согласно заключенному договору (контракту). Если группы или отдельные граждане опоздали, кроме платы за бронирование, взимается плата за фактическое время неиспользования номера (места), но не больше чем за сутки. В случае опоздания свыше суток броня аннулируется. Если забронированные номера (места) не были подготовлены вовремя и качественно к заселению, плата за их бронирование не взимается.

Портье (администратор) на основании телеграмм, телефонных звонков, писем, поступивших в гостиницу на бронирование номеров, заполняет Журнал регистрации заявок на бронирование номеров (мест) (форма №7-Г). Юридическими лицами заявка на бронирование номеров (мест) в гостинице направляется в виде гарантийного письма произвольной формы, подписанного ответственным лицом и заверенного гербовой печатью.

Он-лайн бронирование - это гарантированное бронирование в режиме реального времени, т.е. бронирование услуг происходит за одно обращение клиента к системе. Забронировать гостиничные услуги в режиме он-лайн можно либо в любом из пунктов он-лайн бронирования партнерской сети компании "ВСЕ ОТЕЛИ", либо на сайте All-Hotels.ru. Бронирование по запросу - это, как минимум, два обращения к системе: запрос и затем ответ о результате бронирования. Бронирование по запросу может быть гарантированным, в этом случае, после получения клиентом положительного результата бронирования заказ должен быть оплачен до начала оказания услуги, либо негарантированным - это интернет-резервирование.

Он-лайн бронирование через сеть пунктов он-лайн бронирования

Cписок пунктов он-лайн бронирования

Оплата производится за наличный расчет в кассу пункта он-лайн бронирования.

После оплаты забронированных услуг сотрудник пункта он-лайн бронирования выдает на руки Заказчику именной ваучер с указанием информации об оплаченных услугах и условиях проживания в гостинице, который должен быть предъявлен Заказчиком сотруднику службы размещения гостиницы при поселении. Подтверждением оплаты является ваучер, предъявленный Заказчиком и электронное уведомление с информацией о бронировании, которое гостиница получает в момент осуществления сделки. Подробнее о пунктах он-лайн бронирования Вы можете почитать в соответствующем разделе.

Он-лайн бронирование на сайте All-Hotels.ru

Бронирование в режиме он-лайн осуществляется на сайте All-Hotels.ru зарегистрированным Заказчиком. Заказчик проходит авторизацию на сервере All-Hotels.ru и вводит параметры бронирования. После того, как система выдала Заказчику удовлетворяющие его запросу варианты размещения, Заказчик блокирует удовлетворяющий его вариант и переходит к оплате (СИСТЕМА ОПЛАТЫ).

Бронирование гостиничных услуг в режиме "по запросу"

Бронирование осуществляется на сайте All-Hotels.ru зарегистрированным пользователем-Заказчиком. (регистрация).

Заказчик проходит авторизацию на сервере All-Hotels.ru и оформляет заявку на размещение в гостинице. После отправки заявки Заказчик получает электронное письмо, подтверждающее успешную передачу заявки в диспетчерскую службу ООО "ВСЕ ОТЕЛИ". В случае подтверждения диспетчерской службой наличия требуемого варианта размещения на e-mail Заказчика высылается письмо с подтверждением бронирования и указанием ссылки, ведущей Заказчика в систему оплаты.

Интернет-резервирование гостиничных услуг

Интернет-резервирование гостиничных услуг осуществляется на сайте All-Hotels.ru зарегистрированным Заказчиком.

Заказчик проходит авторизацию на сервере All-Hotels.ru и оформляет заявку на размещение в гостинице. После заверешения оформления заявки, Заказчик получает электронное письмо, подтверждающее удачную отсылку заявки на e-mail гостиницы .

Источник изображения: Фотобанк Лори

Прежде всего, стоит разобраться, в чем смысл процедуры бронирования: какие этапы она включает и чего позволяет достичь.

Мария Литинецкая, генеральный директор компании рассказала, что«бронирование (резервирование) квартиры в новостройке - процедура, которая, во-первых, дает возможность закрепить за покупателем выбранное жилье до момента подписания договора долевого участия (ДДУ), а во-вторых, зафиксировать цену на него. После заключения договора бронирования квартира снимается с продаж на определенный срок, ее стоимость замораживается. Таким образом, вы гарантированно приобретете то помещение и по той цене, которые вас устроили».

Тем не менее, по словам Софьи Лебедевой, генерального директора компании , существуют исключения, когда стоимость квартиры в договоре бронирования не фиксируется. «Чаще всего это происходит при , то есть когда покупатель продает свою квартиру через застройщика (процедура обычно занимает несколько месяцев), чтобы полученные деньги зачислить в счет оплаты квартиры в новостройке», - рассказал эксперт.

В свою очередь, Ирина Доброхотова, председатель совета директоров , подчеркнула, что процедура бронирования направлена на подтверждение серьезности намерений клиента в покупке конкретно выбранной квартиры. «Она позволяет зафиксировать на определенное время согласно регламенту стоимость будущей квартиры и закрепить выбранный объект за собой. То есть бронирование - это фикс варианта, фикс цены и подтверждение серьезности намерений».

Стоимость брони

Второй актуальный вопрос - сколько резервирование квартиры стоит.

По словам Софьи Лебедевой , бронирование бывает платным и бесплатным. «Самый распространенный вариант - это бесплатная бронь, которая предоставляется на 1-5 дней. Обычно для этого достаточно позвонить в офис компании, назвать объект и оставить свои данные.

В случае если покупателю необходим более долгий период, например, получить одобрение на ипотеку или продать старую квартиру, компании предлагают оформить платную бронь: как правило, это либо внесение авансового платежа, чаще всего в размере 2,5% от стоимости квартиры, либо фиксированная сумма, которая выставляется компанией-продавцом», - рассказал эксперт.

Мария Литинецкая говорит, что стоимость услуги бронирования квартиры в новостройке бывает как плавающей, так и фиксированной. «В настоящий момент плата за данную услугу в Москве может составлять 1-2% от стоимости жилья или фиксированные 100-150 тыс. рублей. Как правило, стоимость бронирования вычитается из цены за квартиру».

Ирина Доброхотова рассказала, что входит в данную стоимость:

« В разных агентствах и у разных застройщиков стоимость процедуры может быть очень разной. Она может исчисляться как в фиксированном тарифе - это может быть 10, 20, 30 тысяч рублей, так и в процентах от стоимости квартиры. Средняя ставка по рынку - порядка 2%.

В эту стоимость входит оказание консультационно-юридических услуг, подготовка и согласование с застройщиком основного договора на приобретение квартиры. Иногда сюда же включаются услуги по сопровождению, то есть по регистрации договора в регистрационной палате, а затем и ».

Как правильно зарезервировать квартиру

Мы также опросили экспертов, как правильно провести процедуру бронирования, а также какие при этом бывают самые распространенные ошибки и как их избежать.

Мария Литинецкая («Метриум-Групп»):

«Прежде чем воспользоваться услугой бронирования, вы должны четко понимать, является ваш выбор окончательным или нет. Если сомневаетесь в покупке жилья, то резервирование лучше отложить. Срок действия брони обычно составляет всего несколько дней, а услуга чаще всего платная. Заключая договор бронирования, постарайтесь верно рассчитать время, необходимое вам для подготовки документов и требуемой суммы. Если правильно это сделать, вы подпишете ДДУ прежде, чем бронь будет снята.

Обратите внимание, чтобы в договоре резервирования была прописана площадь квартиры, ее расположение: номер корпуса, секции, этаж, номер на площадке), указан срок действия брони, ее стоимость, порядок оплаты и возврата, полная стоимость приобретаемого жилья, а также точные реквизиты сторон. Все эти детали необходимы для того, чтобы в дальнейшем между вами и компанией-продавцом не возникло недопонимания.

К основным ошибкам покупателя при бронировании квартиры можно отнести неточный расчет времени на оформление ипотеки и небрежное отношение к условиям договора резервирования. Избежать и той, и другой довольно просто. В первом случае вам необходимо заранее узнать у банка сроки рассмотрения заявки на и учесть их при составлении договора бронирования. Во втором - внимательно ознакомиться с документом и уточнить все непонятные детали».

«Ошибочно думать, что после того, как вы внесли деньги, стоимость квартиры фиксируется на неограниченный период времени. К примеру, если вы забронировали квартиру 1 июня, ошибочно полагать, что 30 августа будет такой же, если за это время вы не предприняли никаких действий, направленных на приобретение забронированного объекта. Поэтому в каждом договоре бронирования четко указывается срок, в течение которого застройщик готов предоставить данную конкретную квартиру по данной цене. И, соответственно, договор бронирования считается исполненным в момент подписания акта сдачи-приемки услуги».

Все для клиентов!

Ну и, наконец, мы узнали у экспертов, насколько гибко застройщики сегодня подходят к вопросу бронирования квартир. Допустим, сегодня клиент заплатил за бронь одной квартиры определённую сумму, а затем передумал и хочет купить уже другую квартиру - без потери денег по уже зарезервированной. Может ли застройщик пойти ему навстречу?

Ирина Доброхотова («БЕСТ-Новострой»):

« Если мы говорим о ситуации, когда услугу по бронированию оказывает агентство, а квартиру продает застройщик, то агентство однозначно идет клиентам навстречу, так как нам важно, чтобы клиент в принципе купил квартиру в данном комплексе. Соответственно, в разумные сроки клиент может изменить свой выбор внутри комплекса без повторного взимания оплаты.

То же самое касается и застройщика. Застройщик берет деньги за свои услуги, и если клиент отказывается от забронированного вариант спустя достаточно большое время, застройщик вправе повторно взять деньги за услугу бронирования новой квартиры. Но чаще всего застройщики также идут навстречу клиенту, чтобы сохранить его в рамках своего жилого комплекса».

Софья Лебедева («МИЭЛЬ-Новостройки»):

«В случае, если клиенту понравилась другая квартира из каталога, а он уже внес аванс за объект, застройщик или фирма-продавец, как правило, идут навстречу клиенту и перезаключают договор резервирования без финансовых потерь для покупателя.

Если же покупатель решает расторгнуть договор бронирования по причине покупки квартиры у другого застройщика, аванс возвращается, если это было прописано в договоре».

Мария Литинецкая («Метриум Групп»):

«Сегодня застройщики стремятся максимально учитывать потребности покупателей. Поэтому если вы забронировали одну квартиру, а затем передумали и хотите приобрести другую без потери оплаты за бронь, скорее всего вам пойдут навстречу. Более того, вам могут вернуть стоимость брони, даже если вы просто отказались от покупки жилья».

Итак, хотя процедура бронирования квартиры в новостройке достаточно проста, все же следует быть внимательными, чтобы здесь не совершить ошибку.!

Бронирование - предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки на бронирование от клиентов. Кроме формального сбора заявок отдел бронирования должен изучать спрос на гостиничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы.

Во время проведения массовых мероприятий спрос на гостиничные места в несколько раз увеличивается. Для гостиниц выгодно бронировать места для мероприятий с большим числом участников, так как в этом случае предварительный заказ осуществляется задолго до события и риск его аннуляции (т.е. отказа от заранее заказанного места) небольшой.

Загрузка гостиницы зависит от сезона, деловой активности в данном районе, экономической и политической ситуации. Во времена политической нестабильности интерес туристов к данной местности снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания.

Гостиница не может достичь рентабельного уровня загрузки без использования систем бронирования (предварительного заказа) номеров. В Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ (разд. II) сказано:

«Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.

В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование плата за простой номера (места в номере), но не более чем за сутки.

При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди».

В разд. IV названых правил сказано: «За нарушение сроков начала оказания услуг по договору бронирования гостиничное предприятие уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку (пени) в размере 3 % от цены забронированного номера (места в номере)».

Служба бронирования является составной частью службы приема и размещения, а численность ее сотрудников зависит от величины гостиницы. Обычно служба бронирования работает в дневные часы, а в вечернее и ночное время эту работу выполняет дежурный администратор. Процесс бронирования очень важен для гостиницы, и на сотрудниках, занимающихся этой работой, лежит большая ответственность. Сотрудники службы маркетинга налаживают связи с корпоративными клиентами, организаторами конгрессных мероприятий и выставок, туристскими организациями в целях перспективного использования номерного фонда.

Заявки на бронь принимают от индивидуальных клиентов или от организаций. Как правило, заявки на группу поступают задолго до даты поселения, индивидуальные - за несколько дней.

Номера можно забронировать по телефону, факсу, электронной почте, лично, через форму «бронирование» на сайте гостиницы и через международные системы бронирования.

В соответствии с Международной гостиничной конвенцией, принятой 15.06.1979 г., заключаются два вида контрактов по продаже гостиничных услуг - с индивидуальным клиентом или группой клиентов. Привожу выдержку из конвенции:

«Статья 9

а)началом заключения гостиничного контракта признается направле­ние туристской организацией в адрес владельца гостиницы запроса на бронирование гостиничных услуг;

б) запрос на бронирование услуг, переданный в устной форме, должен быть подтвержден письменно (письмом, телеграммой, телексом, компьютером, факсом);

в) запрос на бронирование должен содержать перечень услуг. Цены на услуги могут быть оговорены в запросе, в этом случае туристская организация гарантирует оплату в размере оговоренной суммы.

а) гостиничный контракт признается заключенным только в случае акцепта владельцем гостиницы направленного ему запроса;

б) принятие запроса должно быть подтверждено в письменной форме с указанием услуг, относящихся исключительно к запросу фирмы, и цен на эти услуги;

в) подтверждение направляется незамедлительно, но не более чем в течение 3 суток с момента получения запроса владельцем гостиницы.

Если туристская организация желает получить ответ по телеграфу, она должна сделать пометку в запросе - ответ оплачен.

Статья 11 . Предварительная оплата

а) владелец гостиницы имеет право потребовать предварительную оплату (в форме гарантированного депозита или задатка) как условие принятия запроса.

Любая предварительная оплата будет расцениваться как гарантированный депозит, за исключением тех случаев, когда владелец гостиницы прямо не указал, что предварительная оплата должна быть осуществлена в форме задатка. В случае заявления владельца гостиницы о предварительной оплате контракт признается заключенным только по получении владельцем гостиницы обусловленной суммы или доказательства оплаты от туристской организации;

б) владелец гостиницы должен подтвердить туристской организации получение суммы предварительной оплаты в течение 24 часов с момента получения оплаты;

в) сумма предварительной оплаты, как правило, равна цене забронированных услуг (номер, питание) за одни сутки пребывания в несезон и за трое суток пребывания в сезон «пик».

Статья 12. Документы на бронирование

1. Принятие ваучера

Владелец гостиницы имеет право потребовать полной предварительной оплаты либо частичной предварительной оплаты. Если он не ставит таких условий, то он обязан принять ваучер в качестве гарантийного документа, подтверждающего, что оплата будет осуществлена в соответствий с условиями и сроками, предусмотренными настоящей конвенцией.

2. Простой ваучер

В простой ваучер наряду с другими данными должны быть включены дата прибытия и отъезда клиента и гостиничные услуги (номер и питание).

3. Ваучер «полный кредит»

Выпуск такого типа ваучера обусловливается специальным соглаше­нием между владельцем гостиницы и туристской организацией. В таком ваучере допускается, кроме только гостиничных услуг (номер и питание), перечень других услуг.

Выплата комиссии осуществляется в соответствии с принципами статьи 17.

Цены на гостиничные услуги для туристской организации не должны быть выше обычных цен.

Владелец гостиницы обязан придерживаться цен, предусмотренных контрактом. В случае изменения цен новые цены могут быть применены только по истечении 30 дней с момента их изменения. Однако изменение не должно касаться цен на услуги, на предоставление которых уже было дано подтверждение владельцем гостиницы.

а) Туристская организация, заключившая гостиничный контракт, принимает на себя обязательства по оплате счета за предоставленные услуги, за исключением тех случаев, когда оговорено специально, что счет оплачивается клиентом;

б) счет должен быть оплачен в сроки, предусмотренные контрактом, а в случае их отсутствия - в течение 30 дней со дня получения счета;

в) если контрактом предусмотрено, что оплата за услуги, забронированные туристской организацией, производится клиентом, владелец гостиницы должен гарантировать туристской организации выплату комиссии. В этом случае владелец гостиницы оставляет за собой право не принимать кредитные карточки за предоставленные услуги.

Статья 17. Правила оплаты комиссионных

Гостиничный контракт, подпадающий под действие настоящей конвенции, предусматривает выплату комиссионных в размере соответствующего процента от цен на услуги (номер и питание), указанных в контракте.

Владелец гостиницы выплачивает комиссию только туристской орга­низации, исключая все другие стороны.

Владелец гостиницы должен вычислить из своего общего счета сумму комиссионных, причитающихся туристской организации».

Запрос на бронирование (Reservation) номера может поступать по различным каналам (электронная почта, факс, телефон, телекс). При поступлении запроса в компьютере или журнале фиксируются следующие данные о клиенте:

· фамилия, сколько персон, адрес;

· какой номер нужен, и в какие сроки;

· гарантия оплаты и кто оплачивает;

· особые пожелания (цветы в номере, подушка без перьев для аллергика и т. п.).

Каждой заявке присваивается номер. Гарантия бронирования осуществляется депозитом или кредитной карточкой. Служащий, принявший заявку, должен проверить историю клиента (если он уже останавливался в отеле) и по результатам сделать соответствующие отметки или даже отказать в бронировании.

Если заявка подается на большое число номеров (например, проведение конгресса), то данной заявкой занимается специальный сотрудник. При получении запроса на бронирование от компании или турфирмы сотрудник службы бронирования должен проверить, имеет ли отель с этой фирмой контракт на обслуживание, каковы условия контракта (прежде всего, по какой корпоративной цене отель должен предоставить номер).

При наличии свободных номеров клиенту высылают подтверждение (confirmation), которое содержит дату размещения, тип номера, число дней пребывания, номер заявки. Подтвержденным бронированием называют получение специального уведомления, высылаемого гостиницей клиенту. Для получения подтверждения о бронировании требуется, чтобы уведомление о нем поступило клиенту по почте или факсу. Гость может захватить уведомление с собой, чтобы проверить детали бронирования по прибытии в гостиницу. Действия референта по бронированию при поступлении запроса представлены на рисунке 1.1.

Если запрос не содержит данных о числе дней пребывания, то номер бронируется на один день. Клиент должен прибыть в гостиницу до 18 часов, если нет отметки о позднем прибытии (latearrival). Конкретный номер обычно не гарантируется. Если сообщается тариф, то он обычно дается в виде некоторого диапазона. Если клиент внес депозит, то номер держится вне зависимости от прибытия.

Если условия бронирования удовлетворяют гостя, дается положительный ответ. При поступлении индивидуального заказа оформляется талон на бронирование по форме:

· фамилия, имя, отчество гостя;

· место жительства;

· вид и дата заявки;

· дата заезда, выезда;

· количество мест;

дополнительные услуги (трансфер, экскурсии, аренда бизнес-центра, ресторана, билеты на мероприятия и др.);

· подпись лица, принявшего заявку. Рис. 1.1. Схема процесса бронирования

При поступлении группового заказа оформляется заявка на бронирование (рис. 1.2.). При условии оплаты по безналичному расчету в заявке в обязательном порядке указываются банковские реквизиты организации. Заявку подписывают генеральный директор и главный бухгалтер.

Гостиница

Форма №10-Г

Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации

от 13.12.93 г. № 121

Рег. № _______________

Начальнику управления, директору, объединения

гостиничного хозяйства (гостиницы)

«____________________»

Т. ______________________________

(Фамилия, имя, отчество)

на бронирование мест

Просим разместить в гостинице «______________» ________ человек:

___________________________________________________________

1. _______________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

… ______________________________________________________________

10. ______________________________________________________________

(для иностранных граждан указывается гражданство;

к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд «___» ______________ 20___ г.

(0-12ч или 12-24 ч)

Выезд «___» _____________ 20___ г.

в период ________________________

(0-12 ч или 12-24 ч)

Цель приезда и вид оплаты ___________________________________________

(Командировка, отдых, проездом,

По безналичному, за наличный счет)

Рис. 1.2. Заявка на бронирование мест

В конце смены заявки на бронирование сдаются в бухгалтерию. Кроме талонов и заявок, оформляются журналы регистрации за­явок на бронирование (рис. 1.3 и 1.4).

Регистрационный номер

Наименование предприятия

(организации)

Дата предъявления заявки Дата заезда, выезда Гостиница Количество мест Подпись лица, принявшего заявку

Рис. 1.3. Журнал регистрации заявок на бронирование мест «Предприятием»

Регистрационный номер ФИО Место жительства Вид заявки Дата заявки Дата заезда, выезда Гостиница Количество мест Подпись лица, принявшего заявку

Рис. 1.4. Журнал регистрации заявок на бронирование мест «Частным лицом»

Заявку регистрируют (присваивают регистрационный номер) и подтверждают (рис. 1.5) или отказывают тем же способом, кото­рым была получена заявка.

При телефонном бронировании очень важно внимательное отношение к клиенту, так как впечатление от этого разговора определит его отношение к гостинице в целом. Для клиента важно, как долго он будет ждать ответа, поэтому по нормам трубку должны снять максимум через пять гудков.

Снимать трубку должен сотрудник, владеющий информацией о загрузке гостиницы. В отелях, которые принимают заказы на номера по телефону, разработаны специальные бланки. В них следует лишь делать отметки в нужных графах.

Такие же бланки могут быть и в специальном разделе компью­тера отдела бронирования.

При телефонном бронировании требуется подтверждение в письменном виде.

При заступлении на дежурство утром клерк службы приема суммирует свободные номера с теми, из которых гости выписа­лись, вычитает из полученной суммы забронированные номера и получает в результате номера, которые он может предложить гостям, пришедшим со стороны. При этом данные службы приема обязательно сопоставляются с информацией от хозяйственной службы (housekeeping), поскольку часто возникают расхождения.

Гостиница «___________»

В ответ на Ваш факс от 25.12.00 г. подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 01.01.2001 по 05.01.2001 г. Стоимость номеров в сутки 500 рублей.

В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирова­ние до 18 часов 31.12.00 во избежание выставления счета за про­стой номера. Расчетный час в нашей гостинице 12 часов дня.

С уважением

Директор Петрова В. Б.

Гл.бухгалтер Сидорова О. А.

Рис. 1.5. Форма письма-подтверждения бронирования

Например, хозяйственная служба показывает, что номер свободный, а по данным службы бронирования номер заказан с гарантированной оплатой, поэтому номер не занимается клиентом. Другой пример - в службе приема номер числится занятым, а хозяйственная служба докладывает, что багажа в номере нет и клиент не ночевал.

В небольших отелях до сих пор применяется техника ручного бронирования, осуществляемая с помощью таблиц. Простейшей таблицей является приведенная ниже форма (табл. 1.6).

Таблица 1.6

Номера комнат Числа месяцев

1 2 3 4 5 … 31

В более крупных отелях используется форма, представленная в таблице 1.7.

Таблица 1.7

Типы номеров Числа номеров

1 2 3 4 5 … 31

Одноместные

Число номеров 10 1 1 1

Двухместные

По данной таблице отель располагает 10 одноместными номерами и 15 двухместными. При поступлении заявки клерк ставит «единичку» в графе соответствующего дня. В табл. 1.7 на 1-е число забронировано 4 одноместных номера (6 номеров свободных), на 2-е число забронировано по 2 одноместных и двухместных номеров (соответственно свободны 8 одноместных и 13 двухместных). Такая таблица позволяет наглядно видеть число свободных номеров каждой категории.

В больших современных отелях процесс бронирования компьютеризирован.

1.1 Компьютерный способ бронирования

Компьютерный способ бронирования открывает широкие возможности для гостиниц и клиентов. В мировой практике известны компьютерные системы бронирования: корпоративная сеть бронирования объединяет отели, входящие в цепь, другая сеть бронирования объединяет независимые гостиницы, не входящие в цепи.

При бронировании через сеть заказ мест может быть осуществлен в гостинице, расположенной в другом городе или даже в другой стране. Преимуществом автоматизированной сети является то, что бронирование может быть переадресовано в любую другую гостиницу этой цепи, находящуюся в этом городе.

Заказать место в гостинице через компьютерную сеть можно по телефону. Диспетчер по компьютерной сети связывается с отелем и выясняет возможность бронирования. Этот способ не очень удобен, так как требуется много времени для выяснения условий бронирования и размещения.

Есть еще два варианта бронирования с помощью компьютера: отель имеет собственную Интернет-страницу или является членом одной из систем Интернет-бронирования (Академсервис, WEBInternational, NotaBene и др.). На сегодняшний день существует 4 глобальные системы бронирования: Amadeus, Galileo, Worldspan, Sabre. Они используются более чем 800 тысячами тур агентств по всему миру для бронирования туристических услуг, в том числе гостиничного размещения. Системы становятся все более популярны из-за широты предлагаемых возможностей при весьма небольших затратах. Эффективность этого способа привлечения клиентов тем выше, чем меньше время ответа на полученный заказ. Скорость отправки подтверждения во многом зависит от степени автоматизации процесса обработки поступающих заявок и от четкости взаимодействия гостиницы и агента.

Грамотная организация обмена информацией между двумя этими звеньями позволяет сократить время получения клиентом подтверждения до минимума (в идеале так называемый online должен занимать не более 7 с, что в российской практике встречается редко).

Соединив гостиничную АСУ и систему Интернет-бронирования, гостиница и агент получают возможность оперативного обмена информацией о свободном номерном фонде, о предлагаемых гостиницей категориях номеров и услугах, а также о текущих тарифах, скидках, специальных программах для гостей и т.д. Получив возможность сколь угодно частого обновления тарифов, отель в свою очередь сможет вести более гибкую ценовую политику и адекватно реагировать на спрос.

В данной системе бронирование происходит следующим образом.

Клиент заходит на WEB-сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования. Далее он выбирает гостиницу. Убедившись в наличии свободных номеров, заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ в систему по e-mail. Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания. После получения соответствующих гарантий (предоплаты, гарантийного письма и т.д.) от клиента последний получает от агента окончательное подтверждение брони. Копия окончательного подтверждения отправляется в гостиницу. Здесь бронь заносится в график загрузки с последующим авто­матическим изменением

Если гостиница имеет свою собственную страницу, реакция на поступающие заявки является функцией службы резервирования самой гостиницы. В этом случае процедура взаимодействия выглядит следующим образом.

Клиент заходит на сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования. Далее он выбирает номер и, убедившись в наличии свободных номеров и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ прямо в гостиницу по e-mail. Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания. После получения соответствующих гарантий (предоплаты, гарантийного письма т.д.) от клиента последний получает от гостиницы окончательное подтверждение брони. Бронь заносится в график загрузки, с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда.

Интернет дает возможность, не выходя из дома, без посредников получить необходимую информацию о гостинице, увидеть, как оформлены номера. При телефонном или компьютерном бронировании существует опасность внезапного прекращения резервирования и тогда клиент, не получивший подтверждения, может прибыть для регистрации и не получить номер, так как не окажется свободных мест.

№ заявки Страна Ф.И.О Принимающая организация Приезд Отъезд № комнаты Примечание

01/00 РФ Захаров В. Бизнес-тур 01.01 14.00 06.01 12.00 541

02/00 СНГ Воронова А. Лицей-тур 01.01 10.00 02.01 12.00 142

03/00 СНГ Звонов И. Россия-тур 01.01 12.00 05.01 12.00 322

04/00 Бельгия Шульц В. Бизнес-тур 01.01 18.00 10.01 12.00 201 Завтрак в номер

05/00 США Браун Д. Лицей-тур 01.01 14.00 06.01 12.00 108

06/00 РФ Иванов А. Лицей-тур 01.01 14.00 06.01 12.00 109

07/00 РФ Петров С. Лицей-тур 01.01 14.00 06.01 12.00 110

08/00 Швеция Пуль А. Россия-тур 01.01 20.00 10.01 12.00 210

По заявкам отдел бронирования может составить перспективный план загрузки гостиницы на определенный период (год, месяц, неделю) и план загрузки на текущий день (табл. 1.1.1).

Таблица 1.1.1

Табл. 1.1.1. План загрузки на текущий день

Отдел бронирования должен постоянно взаимодействовать со службой приема и размещения, которая дает информацию о загрузке номеров в текущее время. Если же отчет о загрузке составлен неверно, то менеджеры могут вынести неправильное решение, касающееся прогнозов загрузки. А непроданный номер снижает доходы гостиницы.

1.2 Гарантированное бронирование

Гарантированное бронирование - это бронирование со специ­альным подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение им заказанного номера. Такое подтверждение необходимо, если есть вероятность, что гость может прибыть в гостиницу с опозданием. При бронировании записывают номер кредитной карточки гостя, что является гарантией оплаты номера даже в слу­чае, если гость опаздывает. На таких условиях номер остается сво­бодным до прибытия гостя. Таким образом, гарантированное бронирование представляет собой одну из разновидностей бронирования, при котором клиенту гарантируется предоставление номера на дату бронирования плюс одни сутки до времени выписки на следующий день. Клиент в свою очередь гарантирует оплату зарезервированного номера на случай своего опоздания или невозможности приезда, если отмена бронирования не была произведена с соблюдением необходимых формальностей. Удобство гарантированного резервирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. При таком под­тверждении гостиница имеет точную картину наличия свободных номеров. Гарантированное бронирование с предварительной оплатой предполагает расчет клиента с отелем в полном объеме до времени его прибытия. По понятным причинам для службы управления номерным фондом этот вид бронирования является наиболее удобным.

Другой формой гарантированного бронирования может быть депозитная (авансовая) оплата. В некоторых ситуациях (например, в разгар сезона отпусков) для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечис­лить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока. Предоплата требуется и при размещении туристской группы. Это тоже способ борьбы с «неявками».

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» в случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.

В «Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ» не оговаривается размер оплаты за бронь. Его устанавливает администра­ция гостиницы. Обычно с индивидуальных туристов берут 50 % от тарифа номера или места в номере. Для туристских групп предус­мотрены скидки за бронирование, проживание и даже некоторые услуги. Размер скидки зависит от числа человек в группе, срока проживания. В среднем за бронирование мест для туристской груп­пы берется оплата в размере 25 - 35% от тарифа.

1.3 Двойное бронирование

Двойное бронирование - это подтверждение о будущем предоставлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. Выбирая такой путь, гостиница идет на риск. Как быть, если приедут оба клиента? Конечно, возможно, что кто-то из них аннулирует заявку за некоторое время до заезда или просто не приедет в назначенный день. Тогда риск оказывается оправдан­ным. Но если оба клиента приехали в гостиницу, то место получа­ет тот, кто приехал раньше. Для удовлетворения другого клиента у гостиницы есть несколько путей, о которых помнят менеджеры отдела, делая двойное бронирование. На случай приезда одновременно двух клиентов, или когда турист приезжает без предварительного бронирования, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и с близко располо­женными гостиницами, куда можно переадресовать клиента. Иногда отдел бронирования пересылает заявку на бронь в другую гости­ницу, которая и подтверждает клиенту, что ему будет предостав­лено место, но в другой гостинице. В этом случае необходимо по­лучить согласие клиента на изменение гостиницы.

И для гостиницы, и для гостя желательно, чтобы номера были забронированы заранее, и чем раньше, тем лучше.

Пытаясь снизить ущерб от неявки гостей, осуществивших бронирование, гостиницы принимают следующие решения:

1. Неявка гостя считается дополнительным расходом и учи­тывается при выработке ценовой политики.

2. Гостиницы выставляют гостям счета-неустойки (стоимость номера за вычетом сэкономленных затрат).

3. При бронировании требуется предоплата или информа­ция о номере кредитной карточки.

4. Гостиницы осуществляют "двойное бронирование", то есть бронируют места сверх имеющихся в наличии (на 5%, 10%, 15%).

Система бронирования мест сверх имеющихся в наличии дол­жна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Если гостиница не в состоянии выполнить обязательства по приня­тым заказам, она рискует потерять клиентов, чья бронь не была выполнена, а также расторгнуть деловые отношения с туристи­ческими компаниями.

Мнение некоторых менеджеров сводится к тому, что лучше оставить номера незанятыми, чем потом не выполнить заказ. Как правило, эти менеджеры ограничивают бронирование только наличием свободных мест. Однако они часто оказываются в ситуа­ции, когда номера остаются незанятыми. Факты свидетельствуют, что около 20 % гостей, сделавших негарантируемое бронирова­ние, и около 5 %, сделавших гарантируемый заказ, не восполь­зуются своей бронью.

Продуманная политика бронирования мест сверх имеющих­ся в наличии сокращает случаи неявки гостей. Но для этого необходимо знать уровень неявки по различным видам бронирования, а именно: исследовать разные группы клиентов, бро­нирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных ими номеров они реально занимали ранее. Так, одно из исследований показало, что бронирование за день до прибытия или в день прибытия имеет более высокий показа­тель по шкале неявки, чем более раннее бронирование. Анализ видов времени бронирования и сегментов клиентов, делающих бронирование, позволяет построить модель политики брониро­вания мест сверх имеющихся в наличии.

Некоторые гостиницы ничем не компенсируют моральный урон гостю, которому было отказано в предоставлении заброни­рованного места. Однако иные находят места в другой гостини­це на одни - двое суток и обеспечивают последующий переезд гостя к себе. Они также предоставляют ему возможность бес­платно позвонить по телефону, чтобы сообщить родным об этом изменении. Стараясь вернуть вынужденного остановиться в дру­гой гостинице клиента, менеджеры предлагают ему пребывание в их гостинице в течение следующих суток бесплатно. Широкое развитие гостиничных цепей с их сетью собст­венных и франчайзингов членов породило новую систему цент­рализованного бронирования, в результате которой 60-70 % но­мерного фонда находится под контролем централизованной системы бронирования компаний. Остающееся число может бронироваться непосредственно гостиницей. Такая система предоставляет большие преимущества гостиницам, так как в значительной степени уменьшаются их усилия по привлечению клиентов.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» «исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сто­ронами, а также путем принятия заявки на бронирование посред­ством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей досто­верно установить, что заявка исходит от потребителя».

1.4 Перебронирование

Самая неприятная проблема, которая может возникнуть, это перебронирование (overbooking), когда на один номер претенду­ют два клиента. Дело в том, что по статистике до 10% клиентов, забронировавших номер, отказываются от брони, а еще 5% не являются в гостиницу в оговоренный день. Поэтому иногда гос­тиницы рискуют и принимают заказов на 10% больше того, что они в реальности смогут разместить, в расчете на то, что часть клиентов откажется от брони или просто не приедет. Если этот расчет не оправдывается, возникает ситуация под названием «overbooking».

Другой распространенной причиной перебронирования является, например, нелетная погода: старые клиенты не могут покинуть отель, а новые клиенты уже приехали. В этом случае дорожащая своей репутацией гостиница должна за свой счет отправить клиента в другой отель такой же или более высокой категории при этом доплатить разницу в тарифах (эта операция называется «farmout»).

Возможна и противоположная ситуация, когда один и тот же клиент бронирует номер через разные агентства, в результате чего для него забронированы не один, а несколько номеров. Служба бронирования должна отслеживать подобные «двойные бронирования».